Agency Kit
Questo programma è composto da vari moduli che consentono l'automatizzazione o l'ottimizzazione e miglioramento del flusso produttivo all’interno di un agenzia marittima. Agency Kit è un applicativo client server con base dati Microsoft Sql, che sfrutta per la reportistica sia le potenzialità del pacchetto Microsoft Office che quelle fornite da Crystal Reports. Questo per offrire la massima personalizzazione su tutti i report prodotti dalla procedura.
- Agency Kit è multi utente. Consente di creare utenze diverse con vari livelli di sicurezza e con mansioni diverse; i permessi di operare sui vari moduli infatti sono definiti per utente.
- Agency Kit è multi agenzia. Consente di far accedere ad un'unica base dati varie agenzie mantenendo altissima la sicurezza; infatti l’applicativo può essere configurato in modo che solo alcuni dati siano in comune tra le varie agenzie.
- Agency Kit è multi valuta e multi porto. E' infatti possibile definire tutte le date relative ad un viaggio per ogni porto d’imbarco e di specificare un cambio nave per ogni valuta presente nel viaggio rispetto ad una valuta di riferimento.
- Agency Kit è capace di generare ed elaborare i principali file in formato EDI utilizzati per lo scambio automatico delle informazioni, come IFTMIN per le polizze ed i manifesti, iCODECO, iCODENO ed altri.
I moduli che compongono L’Agency Kit sono i seguenti:
- Quotation
- Booking
- Documentation
- Edi File
- Container Control
- Statistics
Quotation
Tramite questo modulo è possibile ricercare, definire, eliminare delle quotazioni. Dalle quotazioni o tariffe attive può essere generato in qualsiasi momento un Booking. Le quotazioni hanno una loro validità e possono essere di quattro tipi:
Tarif: una quotazione con una tariffa generica
Spot: una quotazione particolare fatta una tantum
Current: la quotazione corrente
Historical: storica, una quotazione non più valida
Il cambiamento di stato può essere manuale o automatico in funzione di vari criteri. La quotazione può essere anche inviata via mail al cliente, in varie lingue.
Booking
Da questo modulo si può aprire un viaggio. Il viaggio è ovviamente definito da una nave e da una sigla che lo identifica. E' possible creare i booking e generare vari report. All’interno è possibile definire i dati che compongono il booking, la merce, le voci di tassata.
Le voci di tassata sono ovviamente multi valuta. E' possibile definire per i contenitori inseriti nel booking le informazioni sulle prese per gestire al meglio il trasporto della merce. Da un booking è possibile creare una o più polizze. Da un booking è possibile emettere ordini di rilascio per i contenitori.
Documentation
In questa parte di programma vengono prodotti diversi documenti tra cui le polizze ed i manifesti. Andiamo ad analizzare l'inserimento dei dati della polizza. I manifesti sia cargo che freight non sono altro che un insieme di polizze che compongono il viaggio.
Polizza
Le informazioni inserite nella polizza sono molto simili a quelle inserite nel booking. Ricordiamo che da un booking può essere generata automaticamente una polizza. Concentriamoci sulle differenze: In una polizza posso avere l’esigenza di modificare i dati dello Shipper del Consignee ecc, perché sono, per esempio, in presenza di una lettera di credito, questo è possibile senza andare a creare una anagrafica nuova. La parte d’inserimento merce è analoga a quella dei booking con la differenza che posso andare a specificare la descrizione merce. Infatti se inseriamo un contenitore posso andare a specificare in dettaglio il suo contenuto, decidendo se diversificare le varie partite di merce al suo interno o meno. La descrizione delle merce può anche essere inserita mediante il copia ed incolla da un qualsiasi documento. Una volta completata la polizza posso passare direttamente alla sua stampa.
Manifesto cargo o freight
Da questa sezione si può scegliere se generare il manifesto di carico o il manifesto che contiene anche le informazioni sulla tassata. Il manifesto di carico è come noto l’insieme delle polizze del viaggio con la descrizione merce.
|
|
Edi File
Da questa sezione del programma possono essere generati o importati vari file in formato Edi. I file in formato elettronico consento di scambiare in modo automatizzato varie informazioni tra soggetti diversi. Questi soggetti possono essere i terminal la dogana o altri. Questi file sono di vari formati come i CODECO, CODENO, IFTMIN ecc. Quando si importa un file Edi il sistema riconosce in automatico il tipo di file e si comporta di conseguenza limitando al minimo l’intervento dell’operatore. In fase d’importazione vengono fatti controlli automatici sulla correttezza del file trattato, eventuali errori vengono comunicati all’operatore.
Container Control
Questo modulo gestisce uno o più depositi di contenitori, producendo vari report sul loro stato e sullo stato dei contenitori. Se questo modulo è attivo in fase di creazione del booking posso già scegliere i numeri di contenitore da utilizzare presenti nel parco contenitori. I movimenti per i singoli contenitori possono avvenire sia in modo automatico, attraverso l’utilizzo degli altri moduli del programma oppure manualmente. I movimenti manuali possono avvenire per singolo container oppure per gruppi di contenitori; il riconoscimento dei contenitori avviene da qualsiasi tipo di testo che viene inserito mediante il copia ed incolla nell’apposita finestra.
Statistics
Questo modulo consente varie elaborazioni statistiche, il risultato di queste elaborazioni viene esportato su un foglio Excel per consentire la massima versatilità. Le statalistiche vertono sia sulle informazioni inserite tramite i booking che le polizze. È possibile avere un ampia scelta di parametri di ricerca che concorrono a produrre il risultato richiesto.